効率アップの件名とは
こんにちは、日研です。
仕事などで、メールを読んだり書いたりしていますか。今週はメールの件名を書く時に注意することを紹介します。
仕事によっては一日に多くのメールを受け取ります。多くなればなるほど、件名で用件がすぐに分かれば、メールチェックをしやすくなり、仕事の効率を高めることにつながります。読む側は、件名で、重要なメールかどうかを判断することもできるでしょう。
ポイント① 具体的なキーワードを入れる
例えば「ご連絡」だけでは、何の連絡か分かりません。具体的に何の連絡かを書くと、何の用件か伝えることができます。
例）セミナー日時決定のご連絡
ポイント② 簡潔に書く
件名は20字くらいまでの長さにしましょう。長すぎると最後が切れてしまい、読めなくなることもあります。
ポイント③ 一つの用件には一つの件名で
返信機能でメールを書くことがありますが、内容が変わった場合には新しいメールにし、新しく件名を付けましょう。
では、考えてみましょう！Aさんは下の件名を書きました。これをより良い件名にするにはどう変えるとよいでしょうか。
件名： 明日の打ち合わせの資料一式をお送りします。
【考えるヒント】
- 明日はいつか、何の打合せかを書く
- 文よりも簡潔な表現にする
件名の改善例： 19日打合せ資料一式送付
いかがでしょうか。
上に挙げた3つのポイントを心に留めて、件名を工夫し、お互いの仕事を進めやすくできたら良いですね。他の人からのメールを読むときにも、このような観点で件名をチェックしてみてください。
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