署名を入れましょう

メールを送信する時しばしば忘れられがちなのは、署名です。

大切な用件を書き、挨拶も書いたなら、SNSなら十分です。
しかし、仕事のメールでは署名が必要です。

今回は、そもそもなぜ署名が必要なのかを考えてみたいと思います。

連絡先を明確にする

署名の目的は、まず、相手とスムーズな連絡を取れるようにすることです。

在宅ワークが多くなった現在では、メールの署名は名刺代わりにもなります。
正式な署名には、一般的に以下の情報が含まれますから、
緊急の連絡を取らなくてはならなくなった時、この署名の中から
電話番号を探すことができます。

 *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*

  • 社名
  • 部署名
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • ホームページURL

 *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*

また、ホームページのURLを載せることで、自分達の仕事について
関心を持ってもらうきっかけにもなるでしょう。

外国語の氏名をお持ちの方なら、この署名にカタカナではない文字で
併記しておくこともいいかもしれません。

氏名の表記例:

    クリストフ ルメール  / Christophe Lemaire

    キム・テヒョン(Kim Taehyung)

    田中花子 TANAKA Hanako 

 一方、もしメールのやり取りが1つの用件で続くようなら、必ずしも毎度、
正式な署名を付けなくてもよいかもしれません。
やり取りが何往復かするときは、「社名 氏名」という簡略した署名も見られます。
その際下の例のように「株式会社」などを含まない社名であることも多いです。

簡略された署名の例:

    日本語教育研究所
  竹川 七美

 

メールを完結させる

別の利点として、
署名を入れることで、メールの終わりをはっきり見せられます

ぜひ、ご自身の署名の使い方を考え、活用なさってください!


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