メールを送信する時しばしば忘れられがちなのは、署名です。
大切な用件を書き、挨拶も書いたなら、SNSなら十分です。
しかし、仕事のメールでは署名が必要です。
今回は、そもそもなぜ署名が必要なのかを考えてみたいと思います。
連絡先を明確にする
署名の目的は、まず、相手とスムーズな連絡を取れるようにすることです。
在宅ワークが多くなった現在では、メールの署名は名刺代わりにもなります。
正式な署名には、一般的に以下の情報が含まれますから、
緊急の連絡を取らなくてはならなくなった時、この署名の中から
電話番号を探すことができます。
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
- 社名
- 部署名
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
- ホームページURL
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
また、ホームページのURLを載せることで、自分達の仕事について
関心を持ってもらうきっかけにもなるでしょう。
外国語の氏名をお持ちの方なら、この署名にカタカナではない文字で
併記しておくこともいいかもしれません。
氏名の表記例:
クリストフ ルメール / Christophe Lemaire
キム・テヒョン(Kim Taehyung)
田中花子 TANAKA Hanako
一方、もしメールのやり取りが1つの用件で続くようなら、必ずしも毎度、
正式な署名を付けなくてもよいかもしれません。
やり取りが何往復かするときは、「社名 氏名」という簡略した署名も見られます。
その際下の例のように「株式会社」などを含まない社名であることも多いです。
簡略された署名の例:
日本語教育研究所
竹川 七美
メールを完結させる
別の利点として、
署名を入れることで、メールの終わりをはっきり見せられます。
ぜひ、ご自身の署名の使い方を考え、活用なさってください!
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