便利なメール一斉送信、その前に！

こんにちは、日研です。

今回は一斉メールを送る際の注意点を紹介します。

一斉メールを送るときに注意すること

前述のように便利に使うことができる一斉メールですが、
どんなことに注意し、チェックすべきでしょうか。

①非公開のメールアドレスが「BCC」にあるか

BCCに入れるべきメールアドレスを、うっかりCCやTOに入れて送信するという事故が時折見られます。人間が行う以上、間違いはあるものです。

メール作成後に、今一度メールアドレスが然るべき場所に、
一斉メールの場合は必ずBCCに配置されているか確認しましょう。

②確実に送ったメールを相手が受信しているか

SNS等では「既読」が分かるものがありますが、メールは違います。
何らかの理由で届かない場合、不達通知が来ればそうだと分かりますが、
必ずその通知が届くというわけではないようです。
送る側は「送ったはずなのに…」、受け取る側は「メールが来るはずなのに…」と
行き違いを生じさせない手立てを考えましょう。

確実に送信できたことを確認する一つの手立てとして、
送る側であれば、受領したら返事をもらうようにするケースがあります。
短いメール、空メールでも良いと言葉を添えて、件名に「要返信」と付けます。
このようにすれば、受信者の負担も少ないでしょう。

また、受信者側にできることとしては、この以前のブログ記事で紹介しましたが、
もらったメールに必ず返信する習慣をつけることが有効です。